これだけはおさえたい！「業務改善」のポイントとは？

働き方改革や人口減少による働き手不足等により、「業務改善」は欠かせない取り組みといえるでしょう。生産性向上のためにも重要視されているのですが、取り組む際のポイントを押さえておかないと上手く行きません。そこで今回は、業務改善にの進め方や役に立つフレームワーク、ポイントを紹介いたします。

業務改善とは 「業務の内容や目的、業務フローを見直し、改善すること」です。業務削減、業務効率化や経費削減は業務改善の一部分になります。なので、業務改善をすれば、自ずと業務削減、業務効率化、経費削減を行うことになります。

業務改善はなぜ必要なのか 昨今、労働人口の減少や働き方改革の推進といったことで、今まで以上に少人数・短時間で業務をこなしていくことが要求されてきます。労働者の一人一人が生産性を向上させるために業務改善は必要不可欠です。

業務改善による効果 業務改善は業務を効率化し、生産性を上げることが目的です。業務改善によって、業務の無駄が省けるだけではなく、必要な業務に必要なだけ時間をかけられるようになるため、残業時間削減や生産性向上が期待できます。また、既存のワークフローを見直すきっかけにもなり、それまで行っていた無駄な業務の洗い出しを行い、よりスムーズに業務を進めるためにも、企業は業務改善に努める必要があるでしょう。

業務改善の効果的な進め方

業務改善を行う際には、適切な手順に沿って進めることが大切です。以下に業務改善を上手く進めるためのガイドラインを紹介します。

業務の可視化 まずは既存業務の可視化をしましょう。可視化の際にはマニュアル化することが有効です。業務をマニュアルとして可視化することは、既存業務の効率化だけではなく、属人化した業務を減らすことにもなります。

改善目標を設定 業務の可視化により改善点が見つかったら、「何が問題でどのように改善していくのか」を明確にした上で、改善目標を立てます。その際、個々の業務だけではなく、業務フロー全体から部署ごと、個人ごとについての目標を立てます。

優先順位の設定 目標を立てたら、それぞれの改善点について「取り組みやすさ」「改善による効果の大きさ」「費用」等を考慮しながら、対応の優先順位を付けます。

改善計画マニュアルの作成 優先順位を付け業務改善の見通しが立ったら、改善計画の手順をまとめ、「改善計画マニュアル」を作成します。業務の可視化を行う場合は一つ一つの業務についてマニュアル化を行いますが、ここでは業務ごとの詳細な改善計画だけではなく、これから行う改善計画全体についてのマニュアルを作成します。計画を具体的なマニュアルにすることで、施策の目的から目標達成までの手順が明確になるため、計画の方向性が決まり、業務改善を進めることができます。

業務改善のための3つのフレームワーク

業務改善をする場合、業務改善のためのフレームワークを利活用することで、基準や方針が明確になり、スムーズに業務改善活動を進めることができます。業務改善に利用されるフレームワークの中から、基本的な３つを簡単に紹介します。

●ECRS ECRS（イクルス）とはEliminate（排除）、Combine（結合）、Rearrange（交換）、Simplify（簡素化）の頭文字をとったもので、ECRSの4つの視点から業務改善を行うフレームワークです。

●PDCA PDCAとはPlan（計画）、Do（実行）、Check（確認）、Action（改善行動）の頭文字を取ったもので、PDCAの順に1つのサイクルとして回す、業務効率化によく用いられるフレームワークです。

●KPT KPTとはKeep（継続）Problem（問題）Try（トライ）の頭文字を取ったもので、業務改善の基本方針を示したフレームワークです。

業務改善を進める上で重要なポイントと注意点

QCDを考える QCDとは、Quality（品質）、Cost（費用）、Delivery（納期）の頭文字をとったもので、業務改善を行う上で重要な鍵となる三要素を示しています。品質を高め、費用を抑えつつ納期を早めることは理想ですが、品質を求めると費用は上がり納期が延び、費用を抑えたり納期を早めたりすると品質は下がるように、これらは互いにトレードオフの関係になっています。そのため、優先順位を念頭に置きながら、QCDそれぞれを向上させる必要があります。

目的を明確にする 業務改善を行う上で重要なことは、目的を見失わないことです。ただ、業務改善を行う、といった抽象的な目的に向かって行動するのではなく、具体的な目的を設定しましょう。目的を明確にすることで、業務改善への理解、協力にもつながります。

現場の意見を聞く 業務改善を計画するのは主に企業の上層部ですが、実際に業務を行う現場の状況を知らないまま業務改善を行っても改善は上手くいきません。先ずは、現場の意見に耳を傾け、本当に改善が必要なのか、どうしたら業務改善ができるのかを考える必要があります。

長期的なスパンで計画する 業務改善は長期的なスパンで計画を立てましょう。その場しのぎの業務改善では、その後の業務に影響が出たり、同様の課題にぶつかる等、無駄な工程が増える可能性があるので注意が必要です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。業務改善のフレームワークを用いながら事前にしっかりと計画を立て、目標に向かって協力しながら取り組むことが、業務改善には重要です。業務改善は社員の働く環境や企業の収益にも大きく影響します。コロナ禍で、業務のやり方や働き方が大きく変化しているこの機に、業務改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。