受注管理をExcelから移行する

■Excelから脱却できない理由

弊社WEBサイトからのお問合せの中で、

「受注管理をExcelで行なっていているが、もう少し楽にできないか」 「データが増えすぎて、限界を感じている」

等のご相談を受けることがよくあります。

かなりの企業様の業務の中にITが普及し、 自社専用のアプリケーションソフトを開発して、運用する企業様も増えてきている中 どうしてこれまでExcelから自社専用のアプリケーションソフトに 移行されなかったのかと尋ねてみると、

「Excelだと、レポートや画面レイアウトのデザインやフォントカラー等を 比較的簡単に変更できる等、柔軟性や自由度があるが、 Access等のデータベース・ソフトに移行すると、 検索スピードやデータ処理の精度の向上、分析・解析等データの様々な利活用が可能な反面、 入力作業に手間がかかったり、レポートや画面レイアウトの変更がしづらくなるため なかなかデータベース・ソフトへの移行に踏み切れなかった。」

という回答が意外に多いと感じています。

■Excelの限界と4Dデータベースへの移行

しかし、どうしても業務内容の変更や組織再編などに伴い Excelで受注、見積、納品、請求等の業務を コピー＆ペーストで転記しながら使うのは限界で なんとかできないものかとのご相談をしばしばお受けいたします。

そのような時は弊社の得意とする「4D」と 独自の技術を活用した「受注管理システム」をお勧めしています。

弊社の受注管理のソフト開発は お客様のニーズ、要望、課題に基づいて 一から専用システムの開発を行うため 最適なシステムの提供が可能です。

例えば、Excelで受注、見積、納品書等を作成する場合、 お客様によっては、同じ製品名が数百行と続く場合があります。

それをMicrosoft社のAccess等のデータベースを使うと、 行作成を繰り返し何百回と続けなければなりません。

しかし、弊社の開発したアプリケーションですと、 これまでエクセルで作成した過去の膨大な見積、納品などのデータを 一括でコピー＆ペーストでアプリケーションに取り込む事が可能です。

些細な事かもしれませんが、この機能により、 日々の入力業務にかかる時間や労力を劇的に低減させる事ができます。

■最後に

いかがでしたでしょうか。

過去のExcelなどで作ったデータを放棄するか、活かせるかは 企業様にとって非常に大きなテーマです。

また、専用アプリケーションに取り込んだデータについても、 自由自在に検索ができますので、 取引先からの問い合わせや営業分析、経営分析等も 飛躍的に進める事ができます。

他にもたくさんの機能があり、 「データ検索」、「分析の機能」等については また別の記事にてご紹介させて頂きます。