基幹システムに操作マニュアルを組み込んだら！？

企業向けのソフトウェアには、様々な機能が組み込まれています。販売、仕入、在庫、入金、工程、予約などを始め、企業によって独自の機能も実装されています。

しかし、機能が増え、複雑化していく事により、便利にはなるのですが反面、デメリットも出てきます。

それは、システムの操作が難解、あるいは間違いが許されないために、オペレーション業務が属人化されてしまう事です。

中には、社内で所属の移動に伴い、システムの機能が慣れないために本来の優秀な人材が退職してしまい、システム操作に慣れているだけの部分でマッチした人だけが残ってしまう、そんなケースもあります。

企業にとって本来は、その企業が得意とする分野にマッチした人材が必要です。

それがシステムの操作が難解なために、必要な人材が離れていくのは残念な事です。

そこで弊社では、最近、新しい試みを始めました。

業務ソフト開発アプリケーションである「4D」はv17、v18、v19では、「Write Pro」というオプション機能が追加されたことで、リッチなテキストエディタがデータベースの中に組み込めるようになりました。

Wordのようなテキストエディターの感覚で基幹システム内に見やすくて、きれいなドキュメントが保存、表示、編集ができるのです。

また、この仕組みは開発者だけでなく、操作する担当者でも、編集が可能なのです。そのため、実際に操作する担当が、日々の業務に合わせて自在にマニュアルを閲覧、更に編集ができるのです。

これにより、操作がむずかしくなった基幹システムを、できる限り可視化させ、業務効率をあげていく事が可能です。

また、紙や別のPDFファイルと比べて、操作マニュアルがシステムと一体化されているため、非常にわかりやすくなります。